一覧画面と詳細画面
Kizunagiには「一覧画面」と「詳細画面」という2種類の画面があります。
例えば、顧客管理アプリであれば、複数の顧客情報を一覧形式で表示する画面が「一覧画面」です。
一覧画面の左端■をクリックすると、その顧客の詳細な情報を閲覧できるようなります。この画面のことを「詳細画面」と呼んでいます。
Kizunagiでは一覧画面と詳細画面を行き来しつつ利用します。これが基本的な操作です。
絞り込みと一覧表示
Kizunagiの一覧画面では、条件を指定してデータを絞り込めます。つまり確認したいデータにすぐにアクセスできます。 絞り込み条件は保存できますので、「契約済一覧」「完了案件一覧」などよく使う一覧として登録しておけます。
こうやって作った一覧から、ワンクリックで確認したいデータをリストアップできます。営業担当者であれば「自分の担当一覧」を作っておくと自分の仕事に集中できます。
データ連携
Kizunagiでは、ある「アプリA」に入力したデータを、別の「アプリB」にワンタッチで読み込めます。このため、同じデータを何度も入力する必要がありません。
例えば、顧客管理アプリでお客様のデータを入力しておけば、販売管理アプリにお客様情報をすぐに読み込めます。販売アプリでは購入品目などの、販売管理に必要なデータのみを入力すればよいのです。
逆に、顧客管理アプリでは、そのお客様への販売情報を自動的に表形式で表示される(図中の青い表)ので、お客様ごとの売上を把握しやすくなります。
自動計算
例えば、販売管理アプリで商品の単価と売上数量から、商品ごとの売上金額(小計)を自動的に計算して求めることができます(図では黄色い表の灰色のセル)。
また、小計の合計金額も自動で計算できます(表の上部の灰色のセル)。
使える計算式としては、加減乗除の他に四捨五入、切り上げ、切り捨て、文字列の連結、年月日の表示形式などがあります。Excelのように、IF文が使えるので、項目の内容で判定して計算結果を出し分けることもできます。
グラフと集計表
Kizunagiに販売データや案件データがたまってきたらグラフにしてビジネスを見える化しましょう。何がよく売れているか、どれだけ契約に結びついているかを正確な数値で把握できます。
月ごとや年ごとのグラフを作れば推移も把握できます。売れる理由や失注した理由を把握することで、より魅力的なビジネスに成長できることでしょう。
グラフの他にクロス集計表を作ることもできます。
帳票出力
帳票をPDF形式で作ることができます。アプリに登録してあるデータであれば、PDFの任意の位置に表示させることができます。
例えば、見積りアプリからワンタッチで見積書(PDF)を作成できます。同様に請求書など任意の帳票を作ることができます。
帳票は一覧画面からも作成できますので、例えば請求対象のお客様を抽出してそれぞれの請求書をワンタッチで一気に作成できます。
- オプション機能です。
LINEメッセージの送信
KizunagiはLINE公式アカウントと連携できます。
このため、お客様お一人ずつ個別にLINEメッセージを送ることができます。
また、一覧画面で何かの条件で絞り込んで、対象のお客様に向けて一斉にLINEメッセージを送信することもできます。例えば、先月の初来店のお客様だけに特別なご案内を送るとか、お誕生日の特別なサービスをご案内することもができます。
- プレミアムプランでの提供です。
ワークフロー
例えば、物品を購入する場合に、上長による承認を得る必要があるとします。このような場合は、ワークフロー機能を使うと以下の流れで実現できます。
- 社員が購入したい物品の情報を入力し、「承認申請」ボタンをクリックします。
- 上長の画面に承認を求める物品が表示されます。
- 上長は、物品の詳細画面で「承認する」「拒否する」「差し戻す」のいずれかをクリックします。
「承認申請」「承認する」「拒否する」「差し戻す」というボタンは一例であり、好きな表現に変更できます。
アクセス権
Kizunagiのアプリでは、アプリにアクセスしていい人とそうでない人を設定することができます。アクセスしていい人であっても、登録データを閲覧できるだけの人、編集もできる人、削除もできる人というように誰が何をしてよいのか指定できます。こうすることで、立場上、データを変更する必要の無い人が間違ってデータを書き換えてしまったり、削除してしまうのを防ぐことができます。
例えば、人事管理アプリであれば、人事部の社員だけがそのアプリにアクセスできるようにしておくことが必要でしょう。
データの1件ごとにアクセス権を設けることもできます。例えば、Kizunagi本社の人はすべてのデータにアクセスできけれども、Demo組織の人はDemo組織のデータにしかアクセスできないというようにしておけます。
項目1件ごとにアクセス権を設けることもできます。例えば、顧客管理アプリであれば、営業部の人は全ての項目を閲覧できるけれども、開発部の人は住所を閲覧できないといったことを実現できます。
データのバックアップ
Kizunagiのアプリに登録したデータは、CSV形式で書き出せます。定期的にCSVファイルを書き出しておけば、万一、アプリからデータが消えた場合でも、CSVファイルから復活させることができます。
システム障害が発生したり、インターネットにアクセスできなくなった場合でも、CSVファイルがあればそのデータを元に業務を継続することができます。システムが使えないと作業効率は下がりますが業務がストップするよりはマシではないでしょうか。
手動でCSVファイルを書き出すのが手間であれば、オプション機能として自動バックアップ機能も提供しています。